חברת הפקת אירועים וכנסים

כיצד לבחור חברת הפקת אירועים וכנסים? טיפים והמלצות

אירועים וכנסים הם חלק בלתי נפרד ממחזור החיים של חברות וארגונים.

הם יכולים לשמש למגוון מטרות אישיות ועסקיות: כנסי לקוחות, קידום מכירות, גיוס משקיעים, ועוד.

הפקת אירוע או כנס מוצלחים באמת, דורשת תכנון מוקפד על בסיס הקשבה לרצונות הלקוח והבנת הצרכים שלו, עבודה מקצועית, שימת לב לפרטים, תאום בין כל המשתתפים/המציגים בכנס, יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסה. לכן, חשוב לבחור לביצוע המשימה חברה איכותית ואמינה, המתמחה לעומק בהפקת אירועים וכנסים.

במאמר זה נביא חומר למחשבה על כל אותם דברים שהופכים כנס גנרי ליעיל ובלתי נשכח, ונציע טיפים והמלצות לבחירת חברת הפקות שאפשר לסמוך עליה שתעשה את העבודה היטב.

חמישה תנאים לקיום אירוע או כנס מוצלח:

מה מבדיל אירוע אחד מאחר, ומה גורם להצלחת האירוע או הכנס ולהגשמת מטרותיו באופן היעיל ביותר?

התשובה היא: תכנון האירוע בהתאם למטרות העיקריות שהוגדרו על ידי המארגן, תוך הקפדה על לקיחה בחשבון של אופי המשתתפים והמוזמנים, ומתן ערך לכל הנוכחים.

איך עושים את זה? בוחנים כל שלב וכל מרכיב של האירוע משתי זוויות ראייה: זו של המארח וזו של המוזמנים. הנה דוגמא ל-5 היבטים חשובים בכל אירוע או כנס, שבהם ניתן לתת ביטוי לשני הצדדים:

·        תוכן איכותי ומעניין -
הדבר החשוב ביותר בכל אירוע או כנס הוא התוכן. אם התוכן יעביר את המסר המרכזי של המארח ובמקביל יהיה מסקרן ומושך, גם המארח וגם המשתתפים יהיו מרוצים ויזכרו את האירוע לטובה.
 
תוכן, הוא כל מה שיוצקים לתוך האירוע כדי להעניק לו את הצביון הייחודי שלו: מוסיקה, קטעי קישור והנחיה, מצגות, הופעת אמן, הרצאה, פעילויות קבוצתיות וכדומה.
 
חשוב שיהיה חוט מקשר בין כל רכיבי התוכן, בהתאם לנושא האירוע ולהגדרת הצרכים של המארח, אך חשוב גם שיותאמו לקהל המוזמנים ויתנו לו ערך כלשהו: שמחה, התרגשות והתפעמות, מידע חדש ועדכונים חשובים.
 

·        אווירה נעימה -
האווירה באירוע או בכנס תורמת רבות לחוויה הכללית של המשתתפים ולפעמים חוסר שימת לב לפרט שנראה שולי, עלולה להעכיר את מצב רוחם ולהסיט את תשומת ליבם מכל תוכן האירוע.
לדוגמא, כסאות לא נוחים בכנס שדורש ישיבה ממושכת, מוזיקה רועמת שמפריעה למי שמסב לשולחן לשוחח, תאורה עמומה או מסנוורת מדי, וכדומה.
 

·        שירות איכותי -
חיוני להצלחת כל אירוע או כנס. חשוב לדאוג לכך שהמשתתפים יקבלו שירות אדיב ומסור, אשר יקל עליהם להשתתף באירוע וליהנות ממנו. גם כאן, חיוני לחשוב בצורה מקיפה על כל היבטי השירות: חדרי הנוחיות, אופן הגשת הכיבוד ואיכותו, סדרי הישיבה, לוח הזמנים והחלוקה בין פעילות להפוגות והפסקות, תחזוקת הניקיון לאורך כל האירוע, תקינות כל מכשיר וכל ציוד שעושים בו שימוש, מיזוג אוויר, סידורי חנייה, וכן הלאה.
 

·        עיצוב ומיתוג מקורי ומושך-
מיתוג השטח באופן מותאם ועם בקרת איכות ההדפסות והביתנים, הוא זה שקובע את הרושם הראשוני ועושה את אפקט ה"וואו". כאן, השמיים הם הגבול וכיום יש אינספור אפשרויות לצאת מהקופסא, לשווק ולהעביר מסרים בצורה נכונה.
 

·        הפתעות ופעילויות מיוחדות -
יכולות להוסיף עניין והנאה לאירוע או לכנס ולהגביר את מעורבות המשתתפים.
מי אמר שכנס אמור להיות מונוטוני ומשעמם? ניתן ואף רצוי לפרוט על מיתרי הרגש וההפתעה של המוזמנים במשחק משעשע, בשיר מרגש, תחרות נושאת פרסים ועוד.

טיפים לבחירת חברות הפקת כנסים ואירועים

·        הגדרת צרכים -
לפני שמתחילים לחפש חברת הפקות, חשוב להגדיר את הצרכים. מהו סוג האירוע או הכנס שמתכננים? כמה משתתפים צפויים? מהו התקציב? ככל שיש תמונה ברורה יותר של הצרכים ושל מידת החשיבות של כל צורך, כך קל יותר למצוא חברת הפקות שיש לה ניסיון עם אירועים מסוג כזה ובאותו סדר גודל.
 

·        מחקר -
חשוב לבדוק את ההיצע בשוק ולחפש מידע על חברות הפקות דרך מכרים וקולגות, ובאינטרנט.
 

·        המלצות -
דרך טובה להגיע לחברה מקצועית ואמינה היא באמצעות המלצות מבני משפחה, מכרים וקולגות שסומכים עליהם, שעשו שימוש בשירות דומה. המלצות ממקור ראשון יכולות לעזור לקבל תמונה אמיתית יותר של השירותים שהחברה מציעה.
 

·        שאילת שאלות -
לאחר הסינון הראשוני שבסופו מגיעים לרשימה של כמה חברות הפקות אפשריות, מומלץ לתאם פגישה עם נציגי החברות.
הפגישה יכולה להיות גם טלפונית או באמצעות שיחת וידאו, אך חשוב לשאול במהלכה את הנציגים על הניסיון שלהם, על השירותים שהם מציעים, על טווח העלויות, על מידת הזמינות שלהם ואופן הקשר השוטף עמם, ועל יכולתם לעמוד בלוח הזמנים הנדרש.
 

·        השוואת הצעות -
לאחר שמקבלים הצעות מכל החברות שמעוניינים בהן, חשוב לערוך ביניהן השוואה על בסיס הקריטריונים החשובים ביותר כפי שנקבעו מלכתחילה בתהליך הגדרת הצרכים.

בשורה התחתונה, כשמדובר בהפקת אירועים וכנסים אין דבר כזה "פרט שולי". הצלחת האירוע טמונה בחשיבה על כל הפרטים הקטנים וביכולת לתזמר היטב את כל המרכיבים השונים לכדי חוויה שלמה.

צריכים להרים אירוע או כנס ואין לכם מושג איפה מתחילים? תנו לי לחסוך לכם מראש את כל הדאגות והמאמצים.

שמי אורלי רפאלי, המקימה והמנהלת של חברת ORH. הקמתי את החברה בשנת 2003 על רקע ביקוש הולך וגובר מצד חברים, מכרים, ומכרים של חברים לרעיונות ולעזרה במציאת לוקיישנים וספקי שירותים לאירועים.

מאז הספקתי כבר להפיק הרבה מהאירועים והכנסים המובילים בארץ, לקבל הכרה מטעם מגזין פורבס כאחת מ-5 מפיקות האירועים הטובות בישראל והרבה אזכורים בתקשורת.

אם חשוב לכם לסגור את כל הפינות על הצד הטוב ביותר בלי להמשיך לחפש, צרו קשר:

בטלפון 052-882-9998 | באימייל orly@orh.co.il

או השאירו פרטים בעמוד "צור קשר" באתר ואחזור אליכם.